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很多人來到公司上班,第一個小時往往會不知不覺的被雜七雜八的瑣事浪費掉,遲遲進入不了工作的狀態(tài),最常見的就是吃早餐、看新聞、刷信息,亦或是和同事閑扯幾句,收拾一下辦公桌上的物品,再倒一杯水,去一趟洗手間等等,就是這樣的小事,讓很多人白白耗費了上班的第一個小時。
如果公司是早上9點上班,浪費一個小時后,就到10點了,從10點到12點,只有兩個小時的工作時間,這就是很多人覺得上午過得特別快,工作效率特別低的原因,因為在他們的不經(jīng)意間,讓上午的工作時間足足變短了三分之一。
上班的第一個小時是非常重要的,它不僅關(guān)系到這一個小時的工作效率,還會影響整天的行程安排,高效率人士明白這一點,也知道如何聰明使用它,他們懂得在上班的第一個小時內(nèi),把精力放在一些重要的事情上。
思考未來幾天的工作并制訂計劃
上班的第一個小時,最好不要急著處理瑣事,當然,更不要做與工作無關(guān)之事,最好能花點時間深思熟慮一下,對未來的工作進行展望和計劃,比如,確定一個短期或中期目標,思考眼下的工作進展,和幾天內(nèi)要努力的方向,然后設(shè)定一天的工作量,并細分為上午和下午,有了這個清楚的計劃后,當天的工作就不會陷入盲目狀態(tài)了,即使這一天工作很忙,也不會是瞎忙,而是忙得很有效率。
檢查昨天的待辦事項,并更新今天的清單
昨天的待辦事項都完成了嗎?今天又有哪些需要完成的工作呢?對于這兩個問題,高效率人士在每天上班的第一個小時都會解決,他們首先會拿出昨天的待辦事項清單,看看是否都完成了,如果有未完成的,就結(jié)合今天的待辦事項,重新排列一個先后次序,這樣就能心中有數(shù),知道哪些事情可以提前,哪些可以延后。
有些人還會根據(jù)這些待辦事項的難易程度,為它們設(shè)定完成的時間,有了具體的時間表,每一時段該做什么、要做多少工作,他們心中都很清楚,也就能保持較高的工作效率。
查閱電子郵件,及時處理問題
有些人認為早上看電子郵件不好,因為會讓工作變得被動,但實際上恰恰相反,查閱電子郵件,及時處理問題,才會讓工作變得主動。
為什么呢?如果昨天晚上有客戶發(fā)來郵件,請你提供產(chǎn)品報價,或在郵件里投訴公司產(chǎn)品,而你沒有在今天上班的第一個小時內(nèi)處理,會不會讓他覺得不受重視呢?
如果上班的第一時間不處理,難道要等到客戶打電話來催嗎?當然不要,一旦被催,就變被動了,倘若你當時正在按計劃工作,而客戶來電要求解決問題,你又不得不抽空應(yīng)付。
與其可能被打斷,倒不如一上班就查閱郵件,及時回復(fù),把該處理的事情直接解決,然后,按照計劃完成一天的工作。
與團隊成員進行溝通,而不是急著處理人際沖突
身在職場,很多時候不只是一個人在工作,而是要與團隊配合,和團隊成員保持良好的溝通是必要的,在上班的第一個小時,趁著大家還未進入工作狀態(tài),趕緊與相關(guān)的團隊成員討論一下進度,商量接下來該做什么,這是促進和諧、融洽團隊氣氛的有效途徑。
如果有人際沖突的困擾,上班的第一個小時不要急著去解決,因為早上大家匆匆忙忙來到公司,情緒處于亢奮狀態(tài),甚至是緊張狀態(tài),這個時候處理人際沖突并不合適,應(yīng)該等大家情緒都放松了,再去設(shè)法解決。